Team: Mitarbeiter verwalten und einladen

Das Team-Modul unter /team ist die zentrale Personalverwaltung. Hier legen Sie Mitarbeiter an, vergeben Rollen und Berechtigungen und halten alle personalrelevanten Daten konsistent.

Mitarbeiter hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen".
2. Grunddaten:
   • Vor- und Nachname
   • E-Mail (für Login)
   • Telefon (optional)
3. Rolle wählen:
   • Super-Admin — Vollzugriff, inkl. Systemeinstellungen
   • Praxisinhaber — alle Bereiche, ohne System-Settings
   • Arzt/Ärztin — fachlicher Zugriff
   • Praxismanager — operative Leitung, Zugriff auf Planung und Personal
   • MFA — operative Arbeit, eingeschränkte Personal-Zugriffe
   • Auszubildende — Zugriff auf eigenen Bereich und Ausbildungsinhalte
   • Externe (IT, QM, Beratung) — auf spezifische Bereiche begrenzt
4. Personalstammdaten (optional, für Dienstplan und Personalakte):
   • Vertragstyp, Wochenstunden
   • Eintrittsdatum
   • Geburtsdatum (für Geburtstags-Erinnerungen)
   • Abteilung / Zuständigkeit

Rollen und Berechtigungen

Jede Rolle hat vordefinierte Berechtigungen als sinnvollen Ausgangspunkt. Sie können für einzelne Mitarbeiter Berechtigungen feiner justieren, zum Beispiel:

• MFA mit zusätzlicher Zuständigkeit für Materialbestellung
• Auszubildende mit erweitertem Academy-Zugriff
• Arzt ohne Finanzdaten-Zugriff (nur Inhaber)

Einladungsprozess

Nach dem Anlegen wird eine Einladungs-E-Mail versendet. Der Mitarbeiter setzt sein Passwort, durchläuft optional einen Onboarding-Flow und sieht anschließend das für seine Rolle konfigurierte Dashboard.

Mitarbeiterprofil

Jedes Teammitglied hat eine Profilseite mit:

• Stammdaten und Kontakt
• Verträge & Dokumente (wenn Personal-Modul)
• Kompetenzen / Skills-Matrix
• Fortbildungen & Zertifikate
• Mitarbeitergespräche (Historie)
• Urlaub (aktueller Stand, Verlauf)
• Wellbeing (nur aggregiert, individuelle Daten privat)

Team-Übersicht

• Kachel- oder Listenansicht
• Filter nach Rolle, Abteilung, Status
• Kontaktdaten schnell einsehbar
• Organigramm-Link für hierarchische Sicht

Austritt verwalten

Wenn ein Mitarbeiter die Praxis verlässt:

1. Austrittsdatum setzen
2. Konto deaktivieren (Zugriff sofort gesperrt)
3. Daten archivieren — bleiben nach DSGVO-Fristen abrufbar
4. Übergaben-Workflow wird automatisch gestartet (Aufgaben übertragen, Zugänge einsammeln)

Tipps

• Keine zusätzlichen Super-Admins ohne Grund. Super-Admin ist mächtig — vergeben Sie lieber spezifische Berechtigungen.
• Gemeinsame Konten vermeiden. Jeder Mitarbeiter ein eigenes Konto — auch Auszubildende.
• Austritt sauber durchziehen. Ein aktives Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist ein Compliance- und Sicherheitsproblem.

Verknüpft mit

• Personalsuche (/hiring) — Bewerbungen fließen nach Annahme hier ein
• Dienstplan (/dienstplan) — Schichten auf Mitarbeiterbasis
• Mitarbeitergespräche (/mitarbeitergespraeche)
• Organigramm (/organigramm)
• Zuständigkeiten (/responsibilities)