Dokumente: Zentrale Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung unter /documents ersetzt den Aktenschrank, die fünf verschiedenen Ordner auf dem Server und den USB-Stick in der Schublade. Ein zentraler Ort für alle Praxisdokumente — durchsuchbar, rollenbasiert, revisionssicher.

Dokumente hochladen

1. Klicken Sie auf „Dokument hochladen" (oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop).
2. Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, Bilder (JPG/PNG), Video, Audio.
3. Metadaten pflegen:
   • Titel (abweichend vom Dateinamen möglich)
   • Beschreibung
   • Kategorie (Vertrag, Rechnung, SOP, Zertifikat, Schulung, Sonstiges)
   • Tags (Mehrfachauswahl, eigene Tags möglich)
   • Gültig bis — wichtig für Zertifikate, Prüfungen, Verträge

Ordnerstruktur

Ordnen Sie Dokumente in einer hierarchischen Baumstruktur. Empfohlene Top-Level-Ordner:

• Verträge — Miet-, Arbeits-, Liefer-, Wartungsverträge
• Personal — Zeugnisse, Zertifikate, Verträge, Urlaubsanträge
• QM — Handbuch, SOPs, Begehungsprotokolle
• Finanzen — Auswertungen, Steuerunterlagen
• Vorlagen — Briefköpfe, Formulare, Checklisten

Suche und Filter

• Volltextsuche durchsucht Dateinamen, Metadaten und per OCR auch PDF-Inhalte
• Tag-Filter — alle Dokumente mit einem bestimmten Tag
• Zeitraum-Filter — nach Upload- oder Änderungsdatum
• Ablaufdatum-Filter — bald ablaufende Dokumente

Vorlagen bereitstellen

Dokumente im Ordner „Vorlagen" können als Download in anderen Modulen angeboten werden — zum Beispiel ein Aufnahme-Fragebogen direkt aus dem Workflow „Patientenaufnahme".

Versionierung

Wenn Sie ein Dokument ersetzen, bleibt die alte Version im Verlauf erhalten. So sehen Sie, wer wann was geändert hat, und können zu älteren Ständen zurückkehren.

Zugriffsrechte

Jeder Ordner hat Zugriffsrechte pro Rolle. Personalakten sind standardmäßig nur für Praxisleitung und Personalverantwortliche sichtbar. QM-Dokumente für das gesamte Team.

Ablauf-Erinnerungen

Dokumente mit Gültig-bis-Datum lösen automatisch eine Erinnerung aus (30 Tage vorher). So laufen Zertifikate, Prüfplaketten oder Mietverträge nicht stumm ab.

Tipps

• Konsistente Benennung. "2026-03-15_Vertrag_Landwirt_Miete.pdf" schlägt "Scan.pdf".
• Tags statt Ordner-Tiefe. Zwei Ebenen Ordner plus Tags ist übersichtlicher als fünf Ebenen Ordner.
• Scan-Workflow. Eingehende Post einmal wöchentlich scannen und direkt taggen, nicht Monate später.

Verknüpft mit

• Workflows — Dokumente als Schrittanhang einbinden
• QM-Handbuch — SOPs verlinken ins Dokumentenarchiv
• Geräte — Handbücher am Gerät hinterlegen