Wissen: QM-Handbuch und SOPs
Erstellen und pflegen Sie Ihr QM-Handbuch mit Standard Operating Procedures.
Das QM-Handbuch unter /knowledge ist Ihr lebendiges Qualitätsmanagement-Handbuch. Kein staubiger Ordner mehr, den niemand liest — sondern durchsuchbares, versioniertes Praxis-Know-how, das täglich hilft.
Was ins QM-Handbuch gehört
- Standard Operating Procedures (SOPs) — „So machen wir es bei uns": Blutabnahme, Steri-Ablauf, Patientenaufnahme, Notfall-Algorithmen
- Leitlinien — interne Arbeitsrichtlinien, Hygienevorgaben, Datenschutz-Regelungen
- Verfahrensanweisungen — detaillierte Abläufe mit Verantwortlichkeiten
- Checklisten & Formulare — Vorlagen, die das Team regelmäßig braucht
- Arbeitsanweisungen — kurze, präzise Handlungsanleitungen
SOP erstellen
- Klicken Sie auf „Neuen Eintrag".
- Titel und Kategorie wählen (Hygiene, Abrechnung, Notfall, Organisation, Personal).
- Zweck und Geltungsbereich formulieren (welche Situationen, welche Mitarbeiter).
- Ablauf als nummerierte Schritte. Rich-Text-Editor erlaubt Fettdruck, Listen, Bilder.
- Verantwortliche Person für Pflege und Aktualisierung.
- Turnus für regelmäßige Überprüfung (jährlich, halbjährlich).
Versionierung & Freigabe
Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Im Versionsverlauf sehen Sie, wer wann was geändert hat. Für sensible Dokumente aktivieren Sie den Freigabeworkflow: Die Änderung geht als Entwurf ans QM, erst nach Freigabe wird sie veröffentlicht.
Verknüpfung mit Workflows
Workflows können einzelne SOPs direkt einbinden — im Schritt „Patient aufnehmen" verlinkt die SOP „Patientenaufnahme neu", sodass neue Mitarbeiter sofort die passende Anleitung finden.
Suche und Findbarkeit
- Volltextsuche über alle Einträge
- Tag-System für kategoriale Suche
- Favoriten für häufig genutzte SOPs
- Zuletzt besucht für schnellen Wiederzugriff
Tipps
- Kurz und präzise. Eine SOP sollte auf eine Bildschirmseite passen, nicht auf fünf.
- Mit Bildern arbeiten. Ein Foto der Gerätebelegung sagt mehr als drei Absätze Text.
- Jährliches Review. Einmal pro Jahr prüft der Verantwortliche, ob die SOP noch aktuell ist. Das System erinnert automatisch.
- Onboarding koppeln. Neue Mitarbeiter durchlaufen die SOPs ihrer Rolle im Rahmen der Einarbeitung.
Verknüpft mit
- Workflows (/workflows) — SOPs als Schrittanleitung einbinden
- Zuständigkeiten (/responsibilities) — Verantwortung für jede SOP klar zuordnen
- Academy (/academy) — SOPs in Lernkursen einbetten
Noch Fragen?
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu allen Funktionen direkt in natürlicher Sprache.