Wissen: QM-Handbuch und SOPs

Das QM-Handbuch unter /knowledge ist Ihr lebendiges Qualitätsmanagement-Handbuch. Kein staubiger Ordner mehr, den niemand liest — sondern durchsuchbares, versioniertes Praxis-Know-how, das täglich hilft.

Was ins QM-Handbuch gehört

• Standard Operating Procedures (SOPs) — „So machen wir es bei uns": Blutabnahme, Steri-Ablauf, Patientenaufnahme, Notfall-Algorithmen
• Leitlinien — interne Arbeitsrichtlinien, Hygienevorgaben, Datenschutz-Regelungen
• Verfahrensanweisungen — detaillierte Abläufe mit Verantwortlichkeiten
• Checklisten & Formulare — Vorlagen, die das Team regelmäßig braucht
• Arbeitsanweisungen — kurze, präzise Handlungsanleitungen

SOP erstellen

1. Klicken Sie auf „Neuen Eintrag".
2. Titel und Kategorie wählen (Hygiene, Abrechnung, Notfall, Organisation, Personal).
3. Zweck und Geltungsbereich formulieren (welche Situationen, welche Mitarbeiter).
4. Ablauf als nummerierte Schritte. Rich-Text-Editor erlaubt Fettdruck, Listen, Bilder.
5. Verantwortliche Person für Pflege und Aktualisierung.
6. Turnus für regelmäßige Überprüfung (jährlich, halbjährlich).

Versionierung & Freigabe

Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Im Versionsverlauf sehen Sie, wer wann was geändert hat. Für sensible Dokumente aktivieren Sie den Freigabeworkflow: Die Änderung geht als Entwurf ans QM, erst nach Freigabe wird sie veröffentlicht.

Verknüpfung mit Workflows

Workflows können einzelne SOPs direkt einbinden — im Schritt „Patient aufnehmen" verlinkt die SOP „Patientenaufnahme neu", sodass neue Mitarbeiter sofort die passende Anleitung finden.

Suche und Findbarkeit

• Volltextsuche über alle Einträge
• Tag-System für kategoriale Suche
• Favoriten für häufig genutzte SOPs
• Zuletzt besucht für schnellen Wiederzugriff

Tipps

• Kurz und präzise. Eine SOP sollte auf eine Bildschirmseite passen, nicht auf fünf.
• Mit Bildern arbeiten. Ein Foto der Gerätebelegung sagt mehr als drei Absätze Text.
• Jährliches Review. Einmal pro Jahr prüft der Verantwortliche, ob die SOP noch aktuell ist. Das System erinnert automatisch.
• Onboarding koppeln. Neue Mitarbeiter durchlaufen die SOPs ihrer Rolle im Rahmen der Einarbeitung.

Verknüpft mit

• Workflows (/workflows) — SOPs als Schrittanleitung einbinden
• Zuständigkeiten (/responsibilities) — Verantwortung für jede SOP klar zuordnen
• Academy (/academy) — SOPs in Lernkursen einbetten