Spesen
Belege fotografieren, KI-Erfassung und Freigabe-Workflow
Die Spesenabrechnung digitalisiert Kleinbetragsbelege, Tankquittungen, Bewirtungen und Materialrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Beleg abfotografieren, KI erkennt Händler, Datum, Betrag und MwSt. automatisch, Praxisleitung gibt frei – fertig.
Was ist Spesen?
Erfahren Sie im Detail, wie diese Funktion Ihnen hilft, Ihre Praxis effizienter zu führen.
Überblick
Zettelwirtschaft, verlorene Tankquittungen, Excel-Listen am Quartalsende – klassische Spesenabrechnung kostet Mitarbeiter wie Praxisleitung unnötig viel Zeit. Unsere Spesenabrechnung löst genau das: der Mitarbeiter fotografiert den Beleg direkt nach dem Kauf, die KI erfasst alle relevanten Felder, und die Praxisleitung prüft und gibt frei. Der Beleg bleibt revisionssicher gespeichert und ist per Klick exportierbar.
So funktioniert es
Jeder Mitarbeiter findet in seinem Profil den Tab 'Spesen'. Mit 'Beleg aufnehmen' startet er direkt die Kamera (am Smartphone) oder lädt ein Foto / PDF hoch. Die KI extrahiert automatisch Händler, Datum, Betrag, MwSt.-Betrag und -Satz, schlägt eine Kategorie vor (Tanken, Bewirtung, Büromaterial, Fortbildung, Fahrtkosten, Sonstiges) und füllt die Beschreibung aus dem OCR-Text vor. Der Mitarbeiter kontrolliert, ergänzt gegebenenfalls eine Notiz und reicht ein. Die Praxisleitung sieht im Team-Bereich alle offenen Belege, kann einzeln freigeben, ablehnen oder mit Kommentar zurückgeben. Freigegebene Belege landen automatisch in der laufenden Jahresübersicht und lassen sich als Sammel-PDF für Steuerberater oder DATEV exportieren.
Warum es hilft
Die Zeit zwischen 'Beleg bekommen' und 'Beleg erfasst' sinkt von Wochen auf Sekunden. Nichts geht verloren, nichts liegt im Handschuhfach, und am Quartalsende ist bereits alles erfasst, kategorisiert und geprüft – inklusive MwSt.-Ausweis. Die revisionssichere Ablage ersetzt die Zettelmappe im Büro, und die 19%/7%-Erkennung der KI macht manuelles Nachtragen im Steuertool überflüssig.
Ihre Vorteile
Entdecken Sie, wie Spesen Ihren Praxisalltag verbessert
Foto genügt
Beleg abfotografieren oder PDF hochladen – mehr macht der Mitarbeiter nicht
KI-Erfassung
Händler, Datum, Betrag, MwSt. und Kategorie werden automatisch erkannt
Freigabe-Workflow
Klarer Status: Entwurf → Eingereicht → Freigegeben oder Zurückgewiesen
Jahresübersicht
Summen pro Status und Jahr auf einen Blick – ohne Excel
Revisionssicher
Alle Belege dauerhaft in der Praxisablage, DSGVO- und GoBD-konform
Export für Steuerberater
Sammel-PDF oder CSV pro Zeitraum für Steuerberater und DATEV
Funktionen im Detail
Leistungsstarke Tools für Ihren Erfolg
Belege aufnehmen
Kamera-Upload vom Smartphone, Drag-and-Drop am Desktop, PDF-Rechnungen werden unterstützt
KI-Feldextraktion
Automatisches Erkennen von Händler, Datum, Summe, MwSt.-Betrag und -Satz inklusive Konfidenzwert
Kategorien & Notizen
Vorschlag aus Tanken, Bewirtung, Büromaterial, Fortbildung, Fahrtkosten, Sonstiges – mit freier Notiz
Status & Freigabe
Mitarbeiter reicht ein, Praxisleitung prüft und gibt frei oder weist mit Begründung zurück
Verpflegungspauschale (Deutschland)
Gesetzlicher Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs. 4a EStG automatisch berechnet – 14 € bei eintägig > 8 h, 14 € An-/Abreisetag, 28 € voller Tag. Für Fortbildungen, KV-Termine, Qualitätszirkel, Praxisvertretung, Hausbesuchsfahrten und Materialbeschaffung.
Jahres-Dashboard
Offen, Freigegeben, Laufendes Jahr – drei Kennzahlen-Karten im Mitarbeiter-Tab
Export
Sammel-PDF oder CSV aller freigegebenen Belege eines Zeitraums für Steuerberater
Anwendungsbeispiele
So setzen andere Praxen Spesen erfolgreich ein
Tankquittung vom Hausbesuch
Arzt tankt nach dem Hausbesuch, fotografiert die Quittung direkt an der Zapfsäule, Beleg ist in Sekunden erfasst und der Papierbon kann in den Mülleimer.
Bewirtung bei Team-Meeting
Praxismanagerin zahlt beim Italiener für das Teamessen, fotografiert die Rechnung, wählt 'Bewirtung' und reicht ein – Praxisleitung gibt am nächsten Tag frei.
Büromaterial online bestellt
PDF-Rechnung vom Online-Shop wird in die App geladen, die KI erkennt Rechnungsnummer, Netto, MwSt. und Summe – kein manuelles Abtippen mehr.
Quartals-Export an den Steuerberater
Am Quartalsende exportiert die Buchhaltung ein Sammel-PDF aller freigegebenen Belege inklusive MwSt.-Ausweis – direkt an den Steuerberater.
Häufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen zu Spesen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Klassische Fotoformate (JPG, PNG, HEIC) sowie PDF. Die KI arbeitet auf Foto, Scan und digitaler Rechnung gleichermaßen.
Wie genau ist die KI-Erkennung?
Bei lesbaren Thermodruck-Belegen liegt die Trefferquote auf Händler/Datum/Betrag typischerweise über 90 %. Jede Extraktion zeigt einen Konfidenzwert, und der Mitarbeiter kann jedes Feld vor dem Einreichen korrigieren.
Kann ich Belege auch nachträglich bearbeiten?
Ja, solange ein Beleg den Status 'Entwurf' oder 'Zurückgewiesen' hat, ist er voll editierbar. Freigegebene Belege sind aus Revisionsgründen gesperrt – ein neuer Beleg mit Korrektur kann aber angelegt werden.
Sind die Belege DSGVO- und GoBD-konform abgelegt?
Ja. Die Foto-/PDF-Dateien werden verschlüsselt gespeichert, der Audit-Trail (eingereicht, freigegeben, abgelehnt) ist unveränderlich protokolliert und der Export liefert eine revisionssichere Sammeldatei.
Wer darf Belege freigeben?
Standardmäßig die Praxisleitung und Personen mit der Rolle 'Finanzen & Abrechnung'. Die Freigaberechte sind in den Benutzer-Rechten konfigurierbar.
Verwandte Funktionen
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