Die Spesenabrechnung ersetzt die Zettelmappe im Büro. Jeder Mitarbeiter findet in seinem Profil den Tab „Spesen" – dort werden Belege direkt nach dem Kauf fotografiert, die KI erfasst die Felder, und die Praxisleitung gibt frei.
Als Mitarbeiter einen Beleg einreichen
- Öffnen Sie Ihr Team-Profil und wechseln Sie in den Tab „Spesen".
- Klicken Sie auf „Beleg aufnehmen / hochladen" – am Smartphone öffnet sich direkt die Kamera, am Desktop der Datei-Dialog.
- Unterstützte Formate: JPG, PNG, HEIC, PDF. Auch digitale Rechnungen aus Online-Shops funktionieren.
- Die KI extrahiert automatisch:
- Händler / Bewirtungsstätte
- Datum
- Betrag (brutto)
- MwSt.-Betrag und -Satz (19 % / 7 %)
- Kategorie-Vorschlag (Tanken, Bewirtung, Büromaterial, Fortbildung, Fahrtkosten, Sonstiges)
- Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Werte, ergänzen Sie optional eine Notiz (z. B. „Hausbesuch Patient X" oder „Teammeeting 03.12.").
- Klicken Sie auf „Einreichen" – der Beleg geht in den Status Eingereicht.
Alternativ können Sie einen Beleg „Manuell erfassen" – z. B. wenn das Foto nicht lesbar ist oder Sie im Nachhinein aus einem Kontoauszug rekonstruieren.
Status eines Belegs
- Entwurf — gespeichert, aber noch nicht eingereicht (editierbar).
- Eingereicht — wartet auf Prüfung durch die Praxisleitung.
- Freigegeben — geprüft und akzeptiert. Der Beleg ist aus Revisionsgründen gesperrt.
- Zurückgewiesen — Praxisleitung hat zurückgegeben (mit Kommentar). Sie können den Beleg anpassen und erneut einreichen.
Als Praxisleitung Belege prüfen
Im Team-Profil des jeweiligen Mitarbeiters sehen Sie alle eingereichten Belege mit KI-Konfidenz, Miniaturbild und den extrahierten Feldern. Pro Beleg können Sie:
- Freigeben — der Beleg landet in der Jahresübersicht und kann exportiert werden.
- Zurückgeben — mit Begründung, damit der Mitarbeiter korrigieren kann.
- Bearbeiten — falls die KI ein Feld falsch erkannt hat (z. B. Datum).
Jahresübersicht
Oben im Spesen-Tab sehen Sie drei Kennzahlen-Karten:
- Offen — Summe aller Belege im Status „Eingereicht".
- Freigegeben — Summe aller im laufenden Jahr freigegebenen Belege.
- Laufendes Jahr (alle Status) — Gesamtsumme über alle Status.
Export für Steuerberater / DATEV
Freigegebene Belege lassen sich als Sammel-PDF oder CSV pro Zeitraum exportieren – inklusive MwSt.-Ausweis und Kategorisierung. Der Export ist GoBD-konform und kann direkt an den Steuerberater oder in DATEV übertragen werden.
Tipps
- Sofort fotografieren — Thermodruck-Belege verblassen binnen Wochen. Der Moment an der Tankstelle ist ideal.
- Kategorie gewissenhaft setzen — sie wandert in die Quartalsauswertung und macht den Jahresabschluss deutlich leichter.
- PDF statt Foto — wenn Sie online bestellen, ist die PDF-Rechnung sauberer als ein Foto vom Bildschirm.
- Konfidenz beachten — ist die KI-Konfidenz < 70 %, prüfen Sie die Felder besonders sorgfältig.
Verknüpft mit
- Team-Management — jeder Beleg ist genau einem Mitarbeiter zugeordnet.
- Abrechnung — freigegebene Spesen fließen in die Praxis-Auswertung und BWA.
- Dokumente — Foto / PDF jedes Belegs wird revisionssicher abgelegt.
