Spesen: Belege fotografieren, KI-erfassen und freigeben

Die Spesenabrechnung ersetzt die Zettelmappe im Büro. Jeder Mitarbeiter findet in seinem Profil den Tab „Spesen" – dort werden Belege direkt nach dem Kauf fotografiert, die KI erfasst die Felder, und die Praxisleitung gibt frei.

Als Mitarbeiter einen Beleg einreichen

1. Öffnen Sie Ihr Team-Profil und wechseln Sie in den Tab „Spesen".
2. Klicken Sie auf „Beleg aufnehmen / hochladen" – am Smartphone öffnet sich direkt die Kamera, am Desktop der Datei-Dialog.
3. Unterstützte Formate: JPG, PNG, HEIC, PDF. Auch digitale Rechnungen aus Online-Shops funktionieren.
4. Die KI extrahiert automatisch:
   • Händler / Bewirtungsstätte
   • Datum
   • Betrag (brutto)
   • MwSt.-Betrag und -Satz (19 % / 7 %)
   • Kategorie-Vorschlag (Tanken, Bewirtung, Büromaterial, Fortbildung, Fahrtkosten, Sonstiges)
5. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Werte, ergänzen Sie optional eine Notiz (z. B. „Hausbesuch Patient X" oder „Teammeeting 03.12.").
6. Klicken Sie auf „Einreichen" – der Beleg geht in den Status Eingereicht.

Alternativ können Sie einen Beleg „Manuell erfassen" – z. B. wenn das Foto nicht lesbar ist oder Sie im Nachhinein aus einem Kontoauszug rekonstruieren.

Status eines Belegs

• Entwurf — gespeichert, aber noch nicht eingereicht (editierbar).
• Eingereicht — wartet auf Prüfung durch die Praxisleitung.
• Freigegeben — geprüft und akzeptiert. Der Beleg ist aus Revisionsgründen gesperrt.
• Zurückgewiesen — Praxisleitung hat zurückgegeben (mit Kommentar). Sie können den Beleg anpassen und erneut einreichen.

Als Praxisleitung Belege prüfen

Im Team-Profil des jeweiligen Mitarbeiters sehen Sie alle eingereichten Belege mit KI-Konfidenz, Miniaturbild und den extrahierten Feldern. Pro Beleg können Sie:

• Freigeben — der Beleg landet in der Jahresübersicht und kann exportiert werden.
• Zurückgeben — mit Begründung, damit der Mitarbeiter korrigieren kann.
• Bearbeiten — falls die KI ein Feld falsch erkannt hat (z. B. Datum).

Jahresübersicht

Oben im Spesen-Tab sehen Sie drei Kennzahlen-Karten:

• Offen — Summe aller Belege im Status „Eingereicht".
• Freigegeben — Summe aller im laufenden Jahr freigegebenen Belege.
• Laufendes Jahr (alle Status) — Gesamtsumme über alle Status.

Export für Steuerberater / DATEV

Freigegebene Belege lassen sich als Sammel-PDF oder CSV pro Zeitraum exportieren – inklusive MwSt.-Ausweis und Kategorisierung. Der Export ist GoBD-konform und kann direkt an den Steuerberater oder in DATEV übertragen werden.

Tipps

• Sofort fotografieren — Thermodruck-Belege verblassen binnen Wochen. Der Moment an der Tankstelle ist ideal.
• Kategorie gewissenhaft setzen — sie wandert in die Quartalsauswertung und macht den Jahresabschluss deutlich leichter.
• PDF statt Foto — wenn Sie online bestellen, ist die PDF-Rechnung sauberer als ein Foto vom Bildschirm.
• Konfidenz beachten — ist die KI-Konfidenz < 70 %, prüfen Sie die Felder besonders sorgfältig.

Verknüpft mit

• Team-Management — jeder Beleg ist genau einem Mitarbeiter zugeordnet.
• Abrechnung — freigegebene Spesen fließen in die Praxis-Auswertung und BWA.
• Dokumente — Foto / PDF jedes Belegs wird revisionssicher abgelegt.