Mitarbeitergespräche: Feedback strukturiert führen

Mitarbeitergespräche unter /mitarbeitergespraeche sind oft das am meisten verschobene Führungsinstrument in Praxen. Das Modul senkt die Hürde: Vorbereitung in 10 Minuten, strukturierte Gespräche, saubere Dokumentation — und echte Entwicklung statt Pflichtrunde.

Welche Gesprächsformate gibt es?

• Jahresgespräch — Rückblick + Zielsetzung (60-90 Minuten)
• Halbjahresgespräch — Standortbestimmung (30-60 Minuten)
• Quartalsgespräch — kurzer Check-in zum Fortschritt (15-30 Minuten)
• Probezeitgespräch — nach 3 und 6 Monaten
• Entwicklungsgespräch — auf Anfrage oder bei Übergang in neue Rolle
• Krisengespräch — bei Problemen, mit klarer Struktur

Die App bietet für jedes Format eine passende Vorlage.

Vor dem Gespräch

1. Termin vereinbaren — der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt
2. Vorbereitungsblatt geht an beide Seiten (Mitarbeiter bereitet sich ebenfalls vor)
3. KI-Briefing für die Führungskraft mit:
   • Aktuelle Ziel-Erreichung
   • Stand der Fortbildung
   • Auffällige Zahlen (pos. wie neg.)
   • Ergebnisse aus dem Wellbeing-Modul (nur aggregiert/anonym)
   • Feedback aus Peer-Reviews, wenn aktiviert
4. Vorschläge für Gesprächspunkte — KI priorisiert Themen

Während des Gesprächs

Ein strukturierter Leitfaden mit:

• Rückblick — was lief gut, was nicht, warum?
• Stärken & Entwicklungsfelder — beidseitige Perspektive
• Ziele für die kommende Periode (SMART)
• Unterstützungsbedarf — was braucht der Mitarbeiter, um erfolgreich zu sein?
• Fortbildungs-Wünsche
• Gehalts- und Perspektivfragen (wenn im Format vorgesehen)

Ergebnisse erfassen

• Stichwortartige Dokumentation in vorgegebenen Feldern (nicht Romanform)
• Vereinbarte Ziele werden automatisch in /goals angelegt
• Entwicklungsmaßnahmen werden als Aufgaben in /todos erfasst
• Beidseitige Unterzeichnung (digital) für Transparenz

Nachbereitung

• Termin-Erinnerung für Zwischenreview
• Fortschritt der Vereinbarungen automatisch verfolgt
• Vergleich zu vorigen Gesprächen — hat sich etwas bewegt?
• Vertraulichkeit — nur Mitarbeiter und Vorgesetzter haben Zugriff

Rechtliches

• Datenschutz — nur personalbezogen Berechtigte haben Zugriff
• Aufbewahrungsfristen automatisch angewendet
• Digitale Signatur rechtlich ausreichend für interne Dokumentation
• Mitbestimmung — falls Betriebsrat/Mitarbeitervertretung vorhanden, werden deren Anforderungen berücksichtigt

Tipps

• Regelmäßigkeit schlägt Intensität. Vier Quartalsgespräche à 30 Minuten sind wirksamer als ein Jahresgespräch à 2 Stunden.
• Führung hört zu. Faustregel: Mitarbeiter redet 60-70 % der Zeit.
• Keine Überraschungen. Was im Gespräch landet, sollte vorher schon im Alltag angesprochen worden sein.
• Ergebnis dokumentieren, Prozess nicht. Details des Gesprächs bleiben vertraulich; nur Vereinbarungen werden festgehalten.

Verknüpft mit

• Ziele (/goals) — Vereinbarungen werden messbar
• Academy (/academy) — Fortbildungen verknüpfen
• Kompetenzen (/skills) — Entwicklungsfelder dokumentieren
• Leadership (/leadership) — Gesprächsführung trainieren