Wie lade ich einen neuen Mitarbeiter ein und weise eine Rolle zu?

Diese Anleitung führt einmal komplett durch den Einladungsprozess für ein neues Teammitglied unter /team.

Schritt 1: Profil anlegen

Öffnen Sie /team und klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen"
Tragen Sie Name, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer ein
Die E-Mail-Adresse wird für den Login benötigt — prüfen Sie sie sorgfältig auf Tippfehler

Schritt 2: Rolle festlegen

Wählen Sie die passende Rolle. Als Faustregel:

MFA / Auszubildende für operatives Personal ohne Verwaltungszugriff
Praxismanager für organisatorische Leitung mit Zugriff auf Planung und Personal
Praxisinhaber für vollen fachlichen und wirtschaftlichen Zugriff
Externe (IT, Beratung, QM) nur für die konkret benötigten Bereiche

Schritt 3: Personalstammdaten ergänzen (optional)

Für Dienstplan und Personalakte lohnt es sich, direkt einzutragen:

Vertragstyp und Wochenstunden
Eintrittsdatum
Abteilung / Zuständigkeit

Diese Angaben lassen sich auch später noch nachtragen.

Schritt 4: Einladung versenden

Nach dem Speichern wird automatisch eine Einladungs-E-Mail verschickt. Der neue Mitarbeiter setzt darüber sein eigenes Passwort — Sie legen kein Passwort für ihn fest.

Schritt 5: Ersten Login begleiten

Beim ersten Login durchläuft der Mitarbeiter optional einen Onboarding-Flow (Kurzvorstellung der wichtigsten Funktionen für seine Rolle). Danach sieht er das für seine Rolle konfigurierte Dashboard.

Berechtigungen nachjustieren

Rollen sind ein sinnvoller Ausgangspunkt, keine starre Grenze. Einzelne Berechtigungen lassen sich im Mitarbeiterprofil feiner einstellen, etwa wenn eine MFA zusätzlich für Materialbestellungen zuständig ist.

Tipps

Kein gemeinsames Konto. Jeder Mitarbeiter — auch Aushilfen und Auszubildende — bekommt ein eigenes Konto.
E-Mail-Adresse doppelt prüfen. Eine fehlerhafte Adresse verzögert den Start unnötig.
Rolle lieber zu eng als zu weit wählen. Zusätzliche Rechte lassen sich jederzeit nachträglich vergeben.

Verknüpft mit

Personalsuche (/hiring) — angenommene Kandidaten fließen hier ein
Dienstplan (/dienstplan) — Wochenstunden aus dem Profil werden berücksichtigt
Onboarding — strukturierter Einstiegsprozess für neue Mitarbeiter