Kontakte: Externe Kontakte verwalten

Externe Kontakte unter /contacts sind das Adressbuch Ihrer Praxis — nur strukturierter, teamweit nutzbar und mit allen anderen Modulen verknüpft.

Welche Kontakte gehören hier rein?

• Lieferanten — Praxisbedarf, Materialien, Medikamente
• Labore — Einsendepartner, Ansprechpartner für Rückfragen
• Dienstleister — IT-Betreuung, Steuerberatung, QM-Berater, Reinigung
• Kooperationspartner — andere Praxen, Kliniken, Therapeuten
• Techniker — Gerätewartung, Facility Management
• Behörden — KV, Gesundheitsamt, Berufsgenossenschaft
• Fortbildungsanbieter
• Versicherungen (Berufshaftpflicht, Sachversicherung)

Kontakt anlegen

1. Grunddaten — Name, Firma, Rolle
2. Kommunikation — Telefon, E-Mail, Ansprechzeiten
3. Adresse mit Lieferanschrift (wenn abweichend)
4. Kategorie und Tags für Filterung
5. Notizen — Besonderheiten, Konditionen, interne Hinweise
6. Anhänge — Verträge, AGBs, Preislisten

Struktur: Firma + Personen

Das System kennt Firmen und Personen getrennt. Ein Laborgesellschaft kann drei Ansprechpartner haben; wechselt einer die Position, ist die Firmen-Historie erhalten.

Verknüpfungen

• Geräte (/devices) — Servicetechniker am Gerät
• Dokumente (/documents) — Verträge einem Kontakt zuordnen
• Workflows — Bestellprozesse, Wartungsanfragen
• Material (/materials) — Lieferant direkt verlinkt
• Besprechungen — externe Teilnehmer als Kontakte

Aktivitätsverlauf

Pro Kontakt sehen Sie:

• Letzter Kontakt (wann, wer, wozu)
• Anstehende Termine
• Offene Themen
• Verträge und deren Laufzeiten
• Bewertung (Qualität der Zusammenarbeit)

Suche und Filter

• Volltextsuche über Namen, Notizen, Tags
• Kategorie-Filter (z. B. „alle IT-Dienstleister")
• Auslaufende Verträge als Filter
• Favoriten für häufig genutzte Kontakte

Datenschutz

• Keine Patientendaten — das ist explizit nicht das Patienten-Adressbuch
• Rollenbasierter Zugriff — Steuerberater-Daten sind ggf. nur für Leitung sichtbar
• DSGVO-konform — Auftragsverarbeitungsverträge können direkt angehängt werden

Tipps

• Kontaktpflege ist kein Einmal-Projekt. Einmal im Quartal durchgehen, veraltete Einträge entfernen.
• Notizen nutzen. „Herr Müller ist ab 14 Uhr erreichbar", „Hat Preisnachlass bei Sammelbestellung" — solche Infos sparen Zeit.
• Vertragslaufzeiten pflegen. Automatische Erinnerung 60 Tage vor Ablauf verhindert teure Kündigungsfristen-Überschreitungen.

Verknüpft mit

• Dokumente — Verträge und Unterlagen
• Geräte — Techniker, Wartungsverträge
• Material — Lieferanten