Krankmeldungen & KI-Fehlzeitenanalyse

Die Krankmeldungsverwaltung befindet sich im Team-Bereich unter dem Tab „Krankmeldungen". Dort lässt sich jede Abwesenheit mit wenigen Klicks erfassen – und die KI-Analyse macht daraus eine strategische Steuerungsgröße.

Krankmeldung erfassen

1. Öffnen Sie /team und wechseln Sie in den Tab „Krankmeldungen".
2. Klicken Sie auf „Neue Krankmeldung".
3. Wählen Sie den Mitarbeiter, tragen Sie Von – Bis ein und speichern Sie.
4. Die Krankheitstage (Kalendertage) und die kumulierte Krankenquote werden sofort aktualisiert.

Optional: Hinterlegen Sie eine Notiz (z. B. „Attest liegt vor"). Diagnosen werden bewusst nicht erfasst – DSGVO-konform.

Rückkehrgespräch dokumentieren

Ab einer frei konfigurierbaren Abwesenheitsdauer (Standard: 3+ Tage) erscheint bei der Krankmeldung ein „Rückkehrgespräch anlegen"-Button. Das Formular umfasst:

• Datum des Gesprächs
• Gesprächsführende Person
• Strukturierte Zusammenfassung (Befinden, Belastungsfaktoren, Wiedereingliederung)
• Vereinbarte Maßnahmen (z. B. angepasste Aufgaben, BGM-Angebote)

Der Eintrag wird unveränderlich mit der Krankmeldung verknüpft und ist für Praxisleitung und HR-Rollen einsehbar.

KI-Analyse aufrufen

Im Tab „Analyse" (oder über den Button „KI-Analyse starten" im Krankmeldungs-Tab) analysiert die KI alle Fehlzeiten-Zeitdaten und erstellt:

• Saisonalitäts-Chart — Kranktage pro Monat über das Jahr
• Wochentagsverteilung — Montagsphänomen sichtbar machen
• Episodendauer-Trend — kurze vs. lange Ausfälle im Verhältnis
• Top-Mitarbeiter nach Kranktagen — anonymisiert oder namentlich (Rollen-abhängig)
• BGM-Empfehlungen — priorisierte Maßnahmen für das betriebliche Gesundheitsmanagement

Jede Empfehlung enthält eine kurze Begründung (z. B. „Montags-Anteil 34 % — überdurchschnittlich") und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt.

Journal-Integration

Der monatliche KI-Journal-Eintrag unter /practice-insights enthält automatisch eine Fehlzeiten-Sektion mit:

• Episoden und Kranktage im Monat
• Durchschnittliche Abwesenheitsdauer
• Rückkehrgesprächs-Rate
• Vergleich zum Vormonat

Tipps

• Konsequent erfassen — die KI-Analyse ist nur so gut wie die Datenlage. Auch Kurz-Ausfälle (1–2 Tage) sollten eingetragen werden.
• Rückkehrgespräche zeitnah — das System erinnert automatisch, aber am besten am ersten Arbeitstag führen.
• BGM-Empfehlungen als Aufgaben — aus der KI-Analyse lassen sich direkt Aufgaben anlegen und Verantwortliche zuweisen.
• Kombination mit Wellbeing — die Wellbeing-Module (/wellbeing) bieten ergänzende Daten zu Stimmungslage und Arbeitsbelastung.

Verknüpft mit

• Team-Management (/team) — Stammdaten und Vertragsinformationen aller Mitarbeiter
• KI-Praxisanalyse (/analysis) — Fehlzeiten fließen in den Team-Score ein
• Praxis-Journal (/practice-insights) — monatliche KI-generierte Berichte inkl. Fehlzeiten-Sektion