Wie erstelle ich einen Dienstplan für die nächste Woche?

Diese Anleitung zeigt den kompletten Weg von der leeren Woche bis zum veröffentlichten Dienstplan unter /dienstplan.

Schritt 1: Woche auswählen

Öffnen Sie /dienstplan und wechseln Sie mit den Pfeilen oben zur gewünschten Kalenderwoche. Bereits geplante Wochen sind farblich markiert (grün = veröffentlicht, gelb = Entwurf).

Schritt 2: Verfügbarkeiten prüfen

Bevor Sie Schichten zuweisen, lohnt ein Blick auf:

• Urlaubsanträge dieser Woche (werden automatisch rot markiert)
• Wunschfreie Tage, die Mitarbeiter eingetragen haben
• Vertragsstunden — wer hat noch Kapazität, wer ist schon ausgelastet?

Schritt 3: Schichten zuweisen

1. Klicken Sie auf ein leeres Feld in der Wochenmatrix
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste (verfügbare Personen werden zuerst angezeigt)
3. Wählen Sie die Schichtvorlage (Frühdienst, Spätdienst, individuell) oder tragen Sie eigene Zeiten ein
4. Wiederholen Sie dies für alle offenen Positionen

Schneller mit Vorlagen: Wenn sich Wochen ähneln, nutzen Sie „Woche kopieren", um den letzten Dienstplan als Ausgangspunkt zu übernehmen und nur Abweichungen anzupassen.

Schritt 4: Konflikte auflösen

Das System warnt automatisch bei:

• Doppelbuchungen (ein Mitarbeiter an zwei Orten gleichzeitig)
• Überschreitung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit
• Fehlender Mindestbesetzung in einem Zeitfenster
• Zu kurzer Ruhezeit zwischen zwei Schichten (< 11 Stunden)

Lösen Sie jede Warnung, bevor Sie veröffentlichen — offene Konflikte werden im Reiter „Warnungen" gesammelt.

Schritt 5: Veröffentlichen

Klicken Sie auf „Dienstplan veröffentlichen". Alle betroffenen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung (App + optional E-Mail) mit ihren Schichten für die Woche.

Nachträgliche Änderungen

Nach Veröffentlichung sind Änderungen weiterhin möglich, lösen aber automatisch eine Änderungsbenachrichtigung an die betroffene Person aus, damit niemand eine Schichtverschiebung verpasst.

Tipps

• Immer 1-2 Wochen im Voraus planen. Das gibt Mitarbeitern Planungssicherheit für Kinderbetreuung, Termine etc.
• Wunschfrei ernst nehmen. Regelmäßig ignorierte Wünsche senken die Motivation stärker als die eigentliche Schicht.
• Vorlagen pflegen. Eine gute Basis-Woche erspart bei jeder neuen Planung viel Klickarbeit.

Verknüpft mit

• Zeiterfassung (/zeiterfassung) — geplante vs. tatsächliche Stunden
• Team (/team) — Verträge und Wochenstunden je Mitarbeiter
• Kalender (/calendar) — Urlaub und Termine im Überblick