Workflows: Prozesse standardisieren

Workflows unter /workflows sind standardisierte Abläufe für wiederkehrende Prozesse. Einmal sauber modelliert, läuft der Rest auf Autopilot — und jeder neue Mitarbeiter lernt in Minuten, wie es „bei uns in der Praxis" gemacht wird.

Workflow-Vorlage erstellen

1. Klicken Sie auf „Neue Vorlage erstellen" (/workflows/new-template).
2. Workflow-Details festlegen:
   • Name (z. B. "Praxisöffnung", "Patientenaufnahme")
   • Beschreibung und Zweck
   • Kategorie zuordnen
3. Schritte hinzufügen: Jeder Schritt enthält:
   • Name des Schritts
   • Beschreibung / Anleitung
   • Verantwortliche Rolle oder Person
   • Geschätzte Dauer
   • Pflicht-Checkliste mit einzelnen Punkten
   • Optional: Anhänge, Dokumente, Video-Links
4. Abhängigkeiten — bestimmte Schritte können erst starten, wenn andere abgeschlossen sind.

Workflow starten

Eine Vorlage wird zur konkreten Instanz, wenn sie gestartet wird. Drei Wege:

• Manuell — jemand klickt auf „Starten"
• Zeitgesteuert — automatisch zu festen Zeiten (z. B. Workflow „Monatsabschluss" am 1. des Folgemonats)
• Event-getriggert — ausgelöst durch Ereignisse (neuer Patient → Workflow Aufnahme; Gerät gemeldet → Workflow Wartungsanforderung)

Fortschritt verfolgen

Jede laufende Instanz hat eine eigene Übersicht mit:

• Schritten als Checkliste
• Aktuell verantwortlicher Person
• Prozentualem Fortschritt
• Protokoll aller Änderungen

Beispiel-Workflows aus der Praxis

• Praxisöffnung (täglich): Licht, EDV, Sterilisator, Notfallkoffer prüfen, Türschild umdrehen
• Praxisschließung (täglich): Abschluss Tagesjournal, Sterilisator leeren, Müll, alles verschlossen?
• Neuer Mitarbeiter Onboarding: IT-Account, Einweisungen, Pflichtschulungen, Schlüsselübergabe
• Gerätewartung (zyklisch): Techniker vereinbaren, Gerät vorbereiten, Einweisung aktualisieren, Nachweis ablegen
• Stammpatient aufnehmen: Daten erfassen, Anamnese, Datenschutzerklärung, Erstgespräch

Wiederverwendbarkeit

Eine Vorlage gilt einmal — daraus werden Dutzende Instanzen. Ändern Sie die Vorlage, läuft die nächste Instanz automatisch mit der neuen Version. Alte Instanzen behalten ihre historische Fassung.

Tipps

• Klein anfangen. Zwei bis drei Workflows, die täglich laufen, bringen mehr als zwanzig detaillierte, die niemand nutzt.
• Mit dem Team entwickeln. Wer den Ablauf macht, weiß am besten, wie er wirklich läuft.
• Checklisten mit klaren Verben. "Sterilisator-Testflasche entnehmen" statt "Sterilisator".

Integriert mit

• Aufgaben (/todos) — Workflow-Schritte erzeugen automatische Todos
• Zuständigkeiten (/responsibilities) — bestimmen, wer welche Rolle übernimmt
• QM-Handbuch (/knowledge) — Workflows verlinken auf relevante SOPs