Zuständigkeiten: Verantwortungsbereiche definieren

Zuständigkeiten unter /responsibilities klären die unausgesprochene Frage jeder Praxis: Wer ist eigentlich verantwortlich für [ergänze beliebigen Bereich]? Einmal sauber aufgeschrieben, verschwinden viele „Das war doch gar nicht mein Job"-Diskussionen.

Bereich anlegen

Ein Bereich ist ein abgrenzbares Tätigkeitsfeld der Praxis. Typische Beispiele:

• Hygiene & Aufbereitung
• Labor
• Geräte & Wartung
• Materialbestellung
• Abrechnung & Controlling
• IT & Datenschutz
• Brandschutz, Erste Hilfe, Strahlenschutzbeauftragter
• Personalentwicklung

Für jeden Bereich legen Sie fest:

1. Name und kurze Beschreibung
2. Hauptverantwortliche Person (genau eine)
3. Vertretung (eine oder mehrere)
4. Eskalation (an wen im Ernstfall?)
5. Turnus der Überprüfung (jährlich, halbjährlich)

Das Prinzip „RASCI light"

Die App arbeitet mit einer vereinfachten Rollenlogik:

• R (Responsible) — macht die Arbeit
• A (Accountable) — trägt die Verantwortung (das ist die Hauptverantwortliche Person)
• C (Consulted) — wird bei Bedarf einbezogen
• I (Informed) — wird nur informiert

Beispiel „Hygiene": A = Hygienebeauftragte MFA, R = gesamtes MFA-Team, C = Praxisinhaber, I = alle Mitarbeiter.

Automatische Verknüpfungen

Wenn Sie Zuständigkeiten pflegen, greifen andere Module automatisch darauf zu:

• Workflows — der Schritt „Hygieneplan-Begehung" fragt automatisch die hinterlegte Verantwortliche an
• Aufgaben — Material-Bestellvorschläge landen bei der Materialverantwortlichen
• QM-Handbuch — SOPs zeigen, wer für die Aktualisierung zuständig ist
• CIRS — Meldungen zu Hygiene werden an die Hygieneverantwortliche geroutet

Organigramm-Integration

Die definierten Zuständigkeiten fließen ins Organigramm (/organigramm) als zusätzliche Dimension ein: Neben der Hierarchie sehen Sie, wer welche Rolle wahrnimmt.

Regelmäßig überprüfen

• Einmal jährlich alle Bereiche durchgehen (Erinnerung wird automatisch erstellt).
• Bei Mitarbeiterwechsel sofort Zuständigkeiten neu zuordnen.
• Aushang "Wer ist wofür zuständig?" — aus /responsibilities als PDF generierbar.

Tipps

• Keine Doppelzuständigkeit. Hauptverantwortlich = eine Person. Zwei „gleichberechtigt Verantwortliche" führt zu Patt-Situationen.
• Mit Vertretung arbeiten. Wer plant, dass eine Person nie krank wird, plant nicht wirklich.
• Zuständigkeiten im Einarbeitungsplan. Jeder Neue sollte in der ersten Woche wissen, wen er für welche Frage anspricht.